○多摩川衛生組合文書管理規程
平成14年2月1日
訓令第1号
目次
第1章 総則(第1条―第7条)
第2章 文書の収受及び配布(第8条―第13条)
第3章 文書の処理(第14条―第26条)
第4章 文書の浄書及び発送(第27条―第33条)
第5章 文書の整理及び保存(第34条―第53条)
第6章 文書の廃棄(第54条・第55条)
第7章 補則(第56条・第57条)
附則
第1章 総則
(目的)
第1条 この規程は、文書の管理について、基本的な事項を定めることにより、文書事務の円滑かつ適正な実施を図り、もって事務の能率化及び合理化に資することを目的とする。
(1) 文書 紙文書及び電子文書をいう。
(2) 紙文書 職員が職務上作成し、又は取得した書面、図画等であって、一定の事項が記録されたものをいう。
(3) 電子文書 職員が職務上作成し、又は取得した電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)であって一定の事項が記録されたものをいう。
(4) 課 多摩川衛生組合処務規則(昭和47年多摩川衛生組合規則第10号)第2条に規定する課をいう。
(5) 課長 多摩川衛生組合処務規則第3条に規定する課長及び副参事をいう。
(6) 収受文書 組合に送達された文書について、当該文書に係る事務を担当する課長(以下「主管課長」という。)が一定の手続に従って収受したものをいう。
(7) 起案文書 組合の意思を決定し、これを具体化するために、収受文書の内容により、又は組合の職員の発意により、事案の処理についての原案を記載した文書をいう。
(8) 完結文書 文書上の事務処理が完結した文書をいう。
(9) 未完結文書 文書上の事務処理が完結していない文書をいう。
(10) 文書の保管 文書を主管課(当該文書に係る事務を担当する課をいう。以下同じ。)の事務室内の一定の場所に収納しておくことをいう。)
(11) 文書の保存 文書を書庫等事務室以外の場所に収納しておくことをいう。
(12) 移換え ファイリング・キャビネット(以下「キャビネット」という。)に収納している当該会計年度の文書を他のキャビネット又は事務室内の書類庫、書棚等に移すことをいう。
(13) 置換え キャビネット又は書類庫、書棚等に収納している文書を保存箱に入れて書庫等事務室以外の場所に移すことをいう。
(14) 持出し 主管課の職員が文書を借り出すことをいう。
(15) 貸出し 主管課の職員以外の者に文書を貸し出すことをいう。
(文書取扱いの基本)
第3条 文書は、正確、迅速、丁寧に取り扱い、事務が能率的かつ適正に行われるように処理及び管理しなければならない。
(文書取扱責任者及び文書取扱者の設置)
第4条 主管課長の文書事務の処理を補佐するため、課に文書取扱責任者及び文書取扱者を置く。
2 文書取扱責任者は、課の係長相当職の者(多摩川衛生組合処務規則第3条第5項に規定する係長及び同条第6項に規程する担当係長をいう。以下同じ。)をもって主管課長が指名する。
3 文書取扱者は、文書取扱責任者とは別に主管課長が指名する。
(文書取扱者の職務)
第5条 文書取扱者は、上司の命令を受け、その所属する課における次の事務に従事する。
(1) 文書の収受に関すること。
(2) 文書の発送に関すること。
(3) 文書の処理の促進に関すること。
(4) 文書の整理、保管、保存、引継ぎ及び廃棄に関すること。
(文書管理の帳票及び簿冊)
第6条 文書の管理に要する帳票及び簿冊は、次のとおりとする。
(1) 文書収受件名簿 第1号様式
(2) 文書発議件名簿 第2号様式
(3) 特殊文書収受件名簿 第3号様式
(4) 重要物件処理簿 第4号様式
(5) 文書郵送簿 第5号様式
(6) 条例原簿 第6号様式
(7) 規則原簿 第7号様式
(8) 訓令原簿 第8号様式
(9) 告示原簿 第9号様式
(10) 公告原簿 第10号様式
(11) 議案番号簿 第11号様式
(12) その他必要な原簿
(文書の記号及び番号)
第7条 文書の整理記号(以下「記号」という。)は、主管課が事務を所掌する議会並びに執行機関の頭文字又は主管課の頭文字の1字からなる記号及び番号を付し、その番号は、毎年4月1日に始まり翌年3月31日に終わる。
2 番号は、事案の完結するまで同一番号を用いなければならない。
3 収受番号は、一連番号とする。
第2章 文書の収受及び配布
(文書の収受及び配布)
第8条 本組合に到達した文書は、総務課長が受領し、主管課において収受するものとする。
2 各係において直接に受領した文書又は職員が出張先等において受領した文書は、速やかに課長に回付しなければならない。
3 総務課長は、受領した文書のうち管理者若しくは組合宛の文書(親展「秘」文書を除く。)又は開封しなければ主管課のわからない文書を開封し、主管課を決定するものとする。
4 総務課長は、前項の規定により開封し、主管課を決定した文書及びその他の文書(宛先に主管課長名が明記されているものをいう。)をそのまま主管課長に配布するものとする。ただし、国及び東京都の通達等のうち重要又は異例の文書で緊急を要すると認めるものは、配布前に管理者の閲覧を受けなければならない。
(1) 親展文書、書留、電報及び秘密文書は、開封せず、封筒に文書収受印を押印し、特殊文書収受件名簿に所要事項を記入の上直接名宛人に配布する。
(3) 文書に現金、金券、有価証券等(以下「重要物件」という。)が添付されているときは、その旨を特殊文書収受件名簿に記入し、重要物件にあっては、更に重要物件処理簿に記入の上会計管理者に送付し、その受領印を受けなければならない。
(4) 送料の未納又は不足の文書で官公署等の発送に係るもの及び総務課長が必要と認めたものに限りその料金を支払い、これを収受することができる。
6 総務課長は、第3項の規定により主管課を判断した結果、複数の主管課長の所轄事項となる文書である場合については、正文をもっとも関係の深い主管課長に配布し、写しをその他の主管課長に配布するとともに、その旨をそれぞれの文書の余白に記載しなければならない。
7 主管課長は、第4項の規定により配布された文書を収受する場合において、当該文書の内容が他の主管課長の所轄事項にも関連すると判断できるときは、関連する主管課長の供覧に付するものとする。
(勤務時間外に到達した文書の収受)
第9条 勤務時間外に到達した文書は、総務課長が指定する職員が受領し、総務課長に引き継がなければならない。
(文書配布の方法)
第10条 文書取扱者は、定時に、所定の場所において文書の配布を行うものとする。
(親展文書等の取扱い)
第11条 管理者宛の親展文書等が閲覧後交付されたときは、総務課長は、遅延なく主管課長に当該文書を回付しなければならない。
(事故文書)
第12条 文書取扱者は、配布された文書のうち当該課の事務の主管でないと認められたものがあるときは、直ちに総務課長に返付し、主管課長相互に転送してはならない。
(配布文書の取扱い)
第13条 文書取扱者は、配布された文書を点検し、当該課の事務の主管に属する文書であることを確認した後、当該文書に主管課収受印を押さなければならない。
第3章 文書の処理
(文書の処理方針)
第14条 文書は、全ての主管課長が中心となり課の事務担当者において速やかに処理しなければならない。この場合において、主管課長以外の者の決裁を要する事案に係る文書の処理については、当該決裁権者の指示を受けるものとする。
2 施行期日の予定されるものは、決裁案を記載した文書(以下「起案文書」という。)の回付等に必要な余裕をおいて起案し、必要な合議、審査その他の事案決裁に対する関与が行われる機会を失わないように努めなければならない。
(処理方針の指示)
第15条 主管課長は、文書取扱者から文書を引き継いだときは、これを閲覧し、当該文書について自ら処理するもののほか、その処理方針を示して主管係長に交付しなければならない。
2 主管係長は、前項の規定により文書の交付を受けたときは、これを閲覧し、当該文書について自ら処理するもののほか、主管課長の指示した処理方針を示して、事務担当者に交付しなければならない。
(起案)
第16条 全ての事案の処理は、文書によるものとし、起案は、起案用紙(第12号様式)を用い、平易明確に行わなければならない。
2 軽易な事案に係る起案は、起案用紙を用いず、略起案用紙(第13号様式)を用い、又は文書に余白がある場合は、その余白を利用して行うことができる。
3 定例的に取り扱う事案に係る起案は、主管課長が総務課長の承認を得て、起案用紙を用いず、一定の帳票又は簿冊を用いて行うことができる。
4 起案文書には、起案の理由、経費の伴うものは、その予算科目及び引用法令の抜粋等を付記し、同一案件で数回にわたり起案を重ねるものは、それが完結するまで関係書類を添付しなければならない。
(文書の発信者名)
第17条 組合外に発送する文書は、管理者名を用いる。ただし、文書の性質又は内容により、特に必要がある場合は、局長名又は組合名を用いることができる。
2 一般往復文書、対内文書等は、事案の軽重により、事務局長名を用いるものとする。ただし、特に軽易な事案に係る一般往復文書、対内文書等は課長名を用いることができる。
3 対内文書には、職名のみを用い、氏名等は省略することができる。
(起案文書の回付)
第18条 事案決裁のための起案文書の回付は全て流れ方式によるものとする。ただし、特に緊急又は機密を要する起案文書その他重要な起案文書は、内容を説明することができる職員が持ち回りすることができる。
(起案文書の回付に係る事案の検討)
第19条 事案決裁に対する関与を行うための起案文書の回付を受けたときは、決裁関与者は、直ちに当該文書の回付に係る事案を検討し、当該事案に係る決裁案について異議があるときは、その旨を速やかに主管課長に連絡しなければならない。
2 前項の検討を終了したときは、決裁関与者は、起案用紙の所定の箇所に押印しなければならない。
3 第1項の場合において、決裁関与者が異議ある旨を意思表示したときは、主管課長は、決裁関与者と協議するものとする。この場合において、協議が整わないときは主管課長は、上司の指揮を受けなければならない。
(廃案又は内容変更の通知等)
第20条 事案に係る決裁案を廃し、又は当該決裁案の内容に重要な変更(以下「内容変更」という。)を加えたときは、主管課長は、その旨を既に決裁の関与を終了した決裁関与者に通知しなければならない。この場合において、内容変更を加えたときは、再度起案文書を回付しなければならない。
(供覧)
第21条 起案を要しない文書で供覧を要するものは、当該文書の余白に供覧の表示をし、回付するものとする。
(機密又は緊急事案の処理)
第22条 機密又は緊急を要する起案文書は、上司の指揮を受けて通常の手続によらず、便宜処理することができる。ただし、事後に所定の手続を取らなければならない。
(未完結文書の追求)
第23条 文書取扱者は、主管課長の指示を受け、未完結文書を追求し、その処理状況を明らかにしておかなければならない。
(議案の作成等)
第24条 議案の作成等については、総務課長が別に定めるところにより処理するものとする。
(文書の審査)
第25条 文書の適正かつ統一を図るため、次の各号の起案文書は、主管課長閲覧後直ちに総務課長の審査として合議を受けなければならない。
(1) 議会に提出する議案
(2) 条例、規則、訓令その他の例規の制定改廃に関するもの
(3) 告示、公告その他の公示に関するもの
(4) 前3号に掲げるものを除く一般文書で、甲決裁に係るもの
2 総務課長は、前項の審査において、当該起案文書に所定の公文の形式等と異なる形式等又は過誤を認めたときは、主管課長に修正を命じることができる。
この場合においては、総務課長は、その旨を付記して、当該起案文書を主管課長に返付しなければならない。
第26条 削除
第4章 文書の浄書及び発送
(浄書)
第27条 決裁を完了した決裁文書で浄書を要するものは、直ちに浄書を行うものとする。
(照合)
第28条 浄書文書は、浄書後直ちに起案文書と照合しなければならない。
2 前項の照合は主管課において行うものとする。
(公印)
第29条 照合を終了した文書は、多摩川衛生組合公印規則(昭和53年多摩川衛生組合規則第5号)の定めるところにより、公印を押印しなければならない。ただし、対内文書又は軽易な文書については、起案文書及び発送文書に「公印省略」の記載をし、公印を省略することができる。
(発送)
第30条 事務担当者は、文書を発送するときは、宛先、発信者名、文書記号、文書番号、文書の内容等を再確認しなければならない。
2 事務担当者は、前項の確認の後、当該発送文書を封筒に入れて密封し、文書取扱者に引き継ぐものとする。この場合において、機密を要する文書を発送する場合は、その旨を封筒に表示しなければならない。
(施行の記録)
第31条 事務担当者は、当該起案文書が一連の手続を経て完結したときは、遅延なく完結した日を施行日として、起案用紙にその年月日を記入しなければならない。
(1) 公印を省略することができるもの
(2) 機密の取扱いを要しないもの
(3) 秘密の取扱を要しないもの
第33条 削除
第5章 文書の整理及び保存
(文書の整理)
第34条 文書は、常にファイリング・システムにより整然と分類して整理し、必要なときに、直ちに取り出せるように保管し、又は保存しておかなければならない。ただし、主管課長がファイリング・システムによることが不適当と認めるときは、あらかじめ総務課長の承認を得て他の方法によることができる。
2 文書の保管又は保存に当たっては、常に紛失、火災、盗難等の予防の処置をとるとともに、重要なものは、非常災害時に際しいつでも持ち出せるように、あらかじめ準備しておかなければならない。
(保管単位)
第35条 文書の保管は、主管課において行う。ただし、職員の数、文書の発生量、事務室の状況等により、主管課長が他の保管単位によることが適当と認めるときは、この限りでない。
2 前項ただし書による場合は、主管課長は、あらかじめ総務課長の承認を得なければならない。
(ファイル基準表)
第36条 文書の分類は、ファイル基準表により行う。
2 ファイル基準表の作成又はその内容の変更は、主管課長が総務課長の承認を得て行う。
(保管用具)
第37条 文書の整理及び保管には、キャビネット及びファイリング用具を使用することができる。ただし、キャビネットに収納することが不適当な文書については、書庫類、書棚等それぞれ適当な用具を使用することができる。
(事務担当者の文書の整理及び引継ぎ)
第38条 事務担当者は、未完結文書をフォルダーに入れてキャビネットの一定の位置に収納しておかなければならない。
2 事務担当者は、文書上の処理が完結したときは、自己の手元に置いてはならない。
3 文書取扱者は、常に完結文書の回収に努めなければならない。
(完結文書の整理及び保管)
第39条 文書取扱者は、完結文書を必要に応じて利用することができるように、ファイル基準表に定める分類項目別に整理し、フォルダーに入れてキャビネットに収納しておくものとする。
2 前項の規定により文書を保管するときは、4段キャビネットにあっては、当該会計年度の完結文書は上2段に、前年度分は下2段に収納し、その他のキャビネットにあっては、これに準ずるものとする。
(移換え及び置換え)
第40条 保管文書の移換えは、毎年3月末に行うものとする。ただし、事務に支障がない場合においては、これを変更することができる。
2 保管文書の置換えは、毎年4月に行うものとし、その期日については、総務課長が定める。
3 常時文書は、移換え又は置換えを行わないことができる。
(文書の保存年限の種別)
第41条 文書保存年限の種別は、次の5種とする。
1年保存
3年保存
5年保存
10年保存
長期保存
2 前項の規定にかかわらず、法令等に保存期間の定めのある文書及び時効が完成する間証拠として保存する必要がある文書については、文書の保存年限は、それぞれ法令に定める期間又は時効期間による。
3 主管課長は、文書の保存年限が前2項の規定により難いと認めるときは、総務課長の承認を得て、文書の保存年限の種別を新設することができる。
(保存年限の設定)
第42条 文書の保存年限は、ファイル基準表により、主管課長が定めなければならない。
2 主管課長は、文書保存年限表を定め、又はその内容を変更しようとするときは、別表に定める基準を参考にし、かつ、法令等の定め、文書の効力、重要度、利用度、資料価値等を考慮するものとする。
(保存年限の計算)
第43条 文書の保存年限の計算は、その完結した日の属する会計年度の翌年度初めから起算する。
(完結文書の保存方法)
第44条 保存を必要とする完結文書は、文書取扱者が次に掲げるところに従い保存しなければならない。
(1) 会計年度(以下「年度」という。)による文書は、年度ごとに、暦年による文書は暦年ごとに保存年限別に仕分けし、かつ、分類項目別に区分して整理すること。
(2) 保存箱に収納すること。
(3) 文書量の都合により、2年度又は2年以上にわたる分を同一の保存箱に収納するときは、区分紙を入れ、年度又は年の区分を明らかにしておくこと。
(4) 保存箱には、登録番号、主管課名、内容、保存年限、保存満了日その他必要な事項を記載すること。
(5) 年度又は年を超えて処理した文書は、その事実が完結した年度又は年の文書として区分すること。
(6) 相互に極めて密接な関係がある2以上の完結文書は、1件として整理すること。この場合において、保存年限を異にするものについては長期のものにより、分類項目を異にするものについては主たる文書の分類項目により整理する。
(編集及び製本)
第45条 必要があると認める文書は、別に定めるところにより、編集及び製本をすることができる。
(保存文書の引継ぎ)
第46条 主管課長は、置換えの際、文書取扱者が第44条の規定に基づき整理した保存文書(保存箱)に総務課長が指定する帳票を添えて、総務課長に引き継がなければならない。
(機密文書の引継ぎ)
第47条 機密文書の引継ぎについては、前条の規定によらないことができる。
(文書の持ち出し)
第48条 文書の持ち出しをしようとする者は、主管課長の承認を得て持ち出している旨の持ち出し者の氏名が確認できる代わりの文書をフォルダーに入れておかなければならない。
2 持ち出した文書は、退庁時までに必ず文書取扱者に返還しなければならない。
(文書の貸し出し等)
第49条 文書の貸し出しを受け、又は文書を閲覧しようとする職員は、文書取扱者に申し出なければならない。
2 文書取扱者は、前項の申出があったときは、主管課長の承認を得て、貸し出し、又は閲覧させるものとする。
3 文書取扱者は、前項の規定に基づき文書を貸し出し、又は閲覧させるときは、貸し出し、閲覧者の氏名が確認できる代わりの文書を当該文書が入っていたフォルダーに入れておかなければならない。
(職員以外の者への文書の貸出し等)
第50条 職員以外の者に文書の貸出し、又は閲覧させるときは、文書取扱者は、主管課長の許可を得て行わなければならない。
(貸出期間)
第51条 貸出期間は、10日以内とする。ただし、主管課長が特に必要があると認めたときは、この限りでない。
2 貸出文書の返還予定日が過ぎてもなお当該文書が返還されないときは、文書取扱者は、返還の督促をしなければならない。
(保存文書のマイクロフィルム化)
第52条 次に掲げる文書は、マイクロフィルム(以下「マイクロフィルム文書」という。)により保存することができる。
(1) 長期保存文書
(2) 図面、台帳、証拠書類等
(3) 前2号に掲げるもののほか、総務課長が必要と認めたもの
2 マイクロフィルム文書を作成するときは、当該マイクロフィルム文書に原本と同等の証拠能力を保有させるため、認証、証明その他の必要な措置を講じなければならない。
3 マイクロフィルム文書を作成された場合、総務課長は、特に保存が必要と認めるものを除くほか、原文書を廃棄する。
第53条 マイクロフィルム文書について必要な事項は、別に定める。
第6章 文書の廃棄
(廃棄の手続)
第54条 主管課長は、文書が保存年限を経過したときは、速やかに廃棄しなければならない。
2 総務課長は、長期保存の文書以外の文書で、保管し、又は保存する必要がなくなったと認める文書については、当該文書の保存年限の経過前においても、主管課長と協議の上、廃棄することができる。
3 総務課長は、前2項の規定により文書を廃棄するときは、その旨主管課長に通知しなければならない。
(廃棄の方法)
第55条 廃棄をする文書類で、個人情報が含まれているなど秘密の保持を必要とするもの又は他に使用のおそれのあるものは、焼却、溶解、裁断又はデータの消去法により廃棄するなど当該文書類の内容に応じた方法により廃棄するものとする。
第7章 補則
(機関の引継文書)
第56条 議会及び監査委員から引き継ぎを受けた文書については、この規程を適用するものとする。
(その他)
第57条 この規程に定めるもののほか、必要な事項は、管理者が別に定める。
附則
(施行期日)
1 この訓令は、平成14年4月1日から施行する。
(経過措置)
2 この訓令の施行前に多摩川衛生組合処務規則(昭和47年多摩川衛生組合規則第10号)(以下「処務規則」という。)によってなした手続その他の行為は、この訓令のこれに相当する規定があるときは、この訓令の相当規定によってなしたものとみなす。
3 第25条第1項第4号の規定は、当分の間、なお従前の例による。
4 文書の保存年限の設定については、第42条第2項の規定による文書保存年限表が作成されるまでの間は、なお従前の例による。
5 処務規則により調製した簿冊及び様式類で用紙の現に残存するものは、当分の間、なお使用することができる。
8 この訓令の施行に当たり、多摩川衛生組合公印規則(昭和53年多摩川衛生組合規則第5号)の第11条かっこ書き中「(第5号様式)」を「(第6号様式)」に改め、第10条中「、公印使用簿」の次に「(第5号様式)」のかっこ書きを加え、第4号様式の次に「第5号様式」を加える。
附則(平成17年訓令第1号)
(施行期日)
第1条 この訓令は、平成17年4月1日から施行する。
(経過措置)
第2条 この訓令の施行に伴い、必要な経過措置は管理者が定める。
附則(平成19年訓令第1号)抄
(施行期日)
1 この訓令は、平成19年4月1日から施行する。
附則(平成20年訓令第1号)
(施行期日)
この訓令は、平成20年4月1日から施行する。
附則(平成29年訓令第1号)
この訓令は、公布の日から施行する。
附則(平成30年訓令第2号)
この訓令は、平成30年10月1日から施行する。
附則(平成31年訓令第1号)
この訓令は、平成31年4月1日から施行する。
別表(第42条関係)
保存年限設定基準
区分 | 設定基準 |
長期保存 | 1 組合の基本事項に関する書類 2 行政事務の重要施策に関する書類 3 組合史の資料となる書類 4 条例、規則、訓令、告示及び公告に関する書類 5 組合議会の議案、会議録、議決書等に関する書類 6 職員の任免、賞罰等に関する書類 7 予算、決算等の重要な財務に関する書類 8 組合及び関係法人又は私人の権利義務に直接関係する書類 9 その他永年保存を必要とする書類 |
10年保存 | 1 金銭の支払に関する証拠書類 2 行政執行上必要な統計資料に関する書類 3 工事に関する資料で重要な書類 4 物品及び備品の出納保管に関する資料で重要な書類 5 陳情、請願等に関する書類の原本及び原議 6 その他10年保存を必要とする書類 |
5年保存 | 1 主な行政事務の施策に関する書類 2 金銭出納等に関する書類 3 予算の執行に関する書類 4 諮問、答申等に関する種類 5 各種保険に関する書類 6 その他5年保存を必要とする書類 |
3年保存 | 1 定例的な業務報告に関する書類 2 各種行政施策の施行に関する書類 3 調査を終わった諸報告書類 4 職員の勤務に関する命令書等の書類 5 会計経理に関する一般書類 6 東京都公報等 7 その他3年保存を必要とする書類 |
1年保存 | 1 職員の勤務に関する願届書類 2 一時の処理に属する往復文書又は報告書の類 3 前各項に属しない書類 |
