請求のあった情報については、請求者の相談に応じ、文書保存目録等により検索し、又は関連する課と十分連絡を取り合い、当該情報の主管課を特定するものとする。この場合において、請求のあった情報が2つ以上の課に存在するときは、当該情報に係る事務を所管する課をもって主管課とする。

主管課に直接請求があった場合は、当該主管課で相談に応じ、受付等の公開に関する事務を行うものとする。

次に掲げる場合はこの制度による公開を行わないので、それぞれに定める事項を確認の上適切に対応するものとする。

電話又は口頭による請求があった場合は、条例第6条で請求書を提出することを定めているので、電話又は口頭による請求は認められないことを説明し、請求書により請求するよう指導するものとする。

ファクシミリ又は電子メールによる請求については、誤送信の危険があり、また、到達の確認手段が確立していないことから、当分の間は認めない。

郵送による請求があった場合は、内容を確認し、不備がない場合には受付をし、請求者に請求書の写しを送付する。この場合、当該請求書が情報公開コーナー又は主管課に到達した日を受付日とする。ただし、請求に係る情報の特定ができない場合や請求書に不備がある場合は、相当の期間を定めて請求者に補正を求めるものとする。

請求書を受け付けた場合は、請求書の備考欄に受付年月日及び主管課名を記入した後に、当該請求書の写しを作成し、請求者に交付するとともに、必要に応じ、次に掲げる事項について説明するものとする。

また、その旨の通知に1日から2日要すること。当該通知日と情報を公開する日は異なること。やむを得ない理由がある場合は、14日以内に期間を60日まで延長することがあり、このときは、情報公開決定等期間延長通知書により、請求者に対し通知すること。

受け付けた請求書は、次のとおり取り扱うものとする。

請求書を受け付けた日をもって、条例第12条第1項の規定する公開の請求があった日として取り扱うものとする。したがって、その翌日が決定期間の起算日となる。なお、請求書の補正を求めた場合は、当該補正を求めた日の翌日から当該補正が完了した日までの日数は、決定期間に算入しない。

請求書を受け付けたときは、主管課が当該請求書を保管し、情報公開コーナーがその写しを保管するものとする。

主管課では、請求のあった情報が条例第7条各号に該当するかどうかを検討し、必要に応じ関係各課に協議するものとする。

請求のあった情報に第三者に関する情報が記録されている場合において、慎重かつ公正な公開の可否の決定をするために必要があると認められるときは、第三者情報取扱要綱(平成14年4月1日施行)により処理をするものとする。

公開・非公開の決定の起案文書には、請求書の写し及び公開・非公開の決定通知書の案、第三者情報に関する照会をした場合の意見書、必要な場合には請求のあった情報の写し等を添付するものとする。

情報が関係課に合議をとったものである場合や同一情報が複数の課で保管されている場合には、当該情報に関する課と協議の上公開の可否の決定をするものとする。

公開決定通知書及び非公開決定通知書の作成は、次に掲げるところにより行うものとする。

情報の件名欄には、当該情報の文書番号、件名等を明らかにする事項を正確に記入すること。この場合において、1通の公開決定通知書に複数の情報の件名を記入することができる。

情報の公開を実施する日時は、公開決定通知書が請求者に到達までの日数を考慮して到達予定日から数日置いた日とし、時間は通常の勤務時間内で指定すること。この場合において、請求者と事前に電話等により調整を行い、請求者の都合のよい日時を指定するよう努めること。なお、日時については、あらかじめ情報公開コーナーと相談すること。

情報の公開を実施する場所は、原則として情報公開コーナーとする。ただし、当該情報をその保管場所から移動できない場合その他情報公開コーナーで公開することが適当でない場合は、適当な公開の場所を指定すること。

当該請求について、閲覧、視聴、写しの交付のいずれで公開するかを該当する事項に丸印を付記すること。

条例第7条各号のいずれかに該当する場合はその理由を、条例第7条の複数の号に該当する場合は、各号ごとにその理由を専門的な知識を有しない人にも十分理解できるよう、わかりやすく記入すること。情報の不存在の場合は、その旨を記入すること。

一部公開決定又は非公開決定があった日の翌日から起算して、おおむね1年以内に条例第7条各号に該当する事由が消滅することにより、情報の公開を実施できるようになることが明らかな場合は、その期日を記入すること。

主管課の名称及び電話番号(内線番号)を記入すること。

公開の可否の決定期間を延長する場合は、速やかに情報公開決定等期間延長通知書又は情報公開決定等期間特例延長通知書により通知するものとする。なお、延長後の決定期間は、事務処理上必要な限度で適正な期間を設定する。

また、「延長の理由」欄には、やむを得ない理由をできるだけ具体的に記入すること。

主管課は、公開の可否の決定をした場合又は決定の期間を延長した場合は、遅滞なく公開決定通知書、非公開決定通知書又は情報公開決定等期間延長通知書、情報公開決定等期間特例延長通知書を作成するものとする。この場合、主管課は、その写しを2部作成し、1部を保管し、残りの1部を原本とともに情報公開コーナーに回付する。情報公開コーナーは、主管課から公開決定通知書、非公開決定通知書又は情報公開決定等期間延長通知書、情報公開決定等期間特例延長通知書の回付を受けたときは、速やかに請求者に原本を送付し、その写しを保管するものとする。

文書、図面及び写真については、これらの原本又は写しを指定場所で閲覧に供することにより行うものとする。一部公開に該当することによりそれらの一部を閲覧に供する場合は、閲覧に供することができない部分をあらかじめ覆った写しを作成する等の方法により閲覧に供するものとする。

電磁的記録については、紙に出力したものを指定の場所で閲覧に供することにより行うものとする。ただし、画面のハードコピー(画面に表示されている状態をそのまま印刷する機能を用いて出力したものをいう。以下同じ。)による閲覧は行わない。

電磁的記録に係る視聴について、パーソナルコンピューター又はワードプロセッサ(以下「パソコン等」という。)のファイルであって容易に対応できるときは、パソコン等の画面に出力したものにより行うものとする。

情報の公開は、あらかじめ公開決定通知書により指定した日時及び場所において実施するものとする。

情報の公開を実施するときは、主管課の職員が立ち会うものとする。

情報の公開を実施する際には、請求者に対して、公開決定通知書を提示するよう求め、次のことを確認する。

情報の閲覧又は視聴するものが当該閲覧又は視聴に係る情報を汚損し、若しくは破損し、又はその内容を損傷するおそれがあると認められるときは、当該情報の閲覧又は視聴の中止を命ずることができる。

請求者が、指定の日時に来庁できなかった場合は、請求者と相談の上、別の日時に情報の公開を実施するものとする。この場合、新たに公開決定通知書は送付しないものとする。

写しの作成に要する費用を徴収する場合は現金によるものとし、送付に関する費用は返信用切手によるものとする。

課の教示の有無及びその内容

主管課は、審査請求が第1号イ(ア)、(イ)及び(ウ)の要件を満たさず不適法であっても、補正できるものであるときは、相当の期間を定めて補正を命ずるものとする。

審査請求書が第1号イに定める要件を満たす場合は、これを受理するものとする。

条例第11条第1項の決定について、審査請求があった場合は、主管課及び情報公開コーナーにおいて協議、再検討を行い、その結果、非公開決定を取り消して公開決定をするときは、審査会に諮問しないものとする。

主管課及び情報公開コーナーにおいて協議、再検討を経た後、なお非公開決定(一部公開決定を含む。)が妥当であると判断した場合には、速やかに次の書類を添えて審査会に諮問するものとする。

主管課は、審査会に諮問した後、速やかに条例第19条各号に該当するものに審査会諮問通知書により、諮問した旨を通知しなければならない。

主管課の職員は、必要に応じ審査会に出席し、説明し、又は必要な書類の提出等を行うものとする。

審査会から答申があった場合は、主管課は、その答申に基づき、審査請求に応ずるかどうかの決定を行い、決定書を作成するものとする。この場合、主管課は、その写しを2部作成し、1部を保管し、残りの1部を決定書原本とともに情報公開コーナーに回付する。情報公開コーナーは、主管課から決定書の回付を受けたときは、速やかに審査請求人に原本を送付し、その写しを保管するものとする。なお、決定の通知の手続については、行政不服審査法に基づき行うものとする。

主管課は、審査請求が次のいずれかに該当する場合は、当該審査請求について却下の決定を行い、決定書を作成するものとする。この場合、主管課は、その写しを2部作成し、1部を保管し、残りの1部を原本とともに情報公開コーナーに回付する。情報公開コーナーは、主管課から決定書の回付を受けたときは、速やかに審査請求人に原本を送付し、その写しを保管するものとする。なお、当該決定書の作成に当たっては、起案し、決裁権者の決裁に付するものとする。

附則

附則(平成28年4月1日要綱)

附則(平成29年12月1日要綱)